Ab sofort wird für Sie die Rechnungserzeugung und -übermittlung an Amazon noch einfacher. Denn dieser Prozess ist nun automatisiert über den Afterbuy-Workflow-Manager innerhalb der Funktion „WorkflowCreateAndTransferInvoice“ möglich. Damit profitieren Sie als Onlinehändler von reduziertem Kosten- und Zeitaufwand und somit gesteigerter Effizienz dieser Abläufe.

 Diese Neuerung ist auf die Bestimmungen der „Invoice Defect Rate“ bei Amazon, die ab dem 5. April 2021 in Kraft tritt, ausgerichtet. Die Rechnungsautomatisierung hilft Ihnen bei der Erfüllung der Vorgaben der IDR. Weitere Workflow-Automatisierungen befinden sich in Planung.

Was kann der Workflow zur “Amazon Invoice Defect Rate”?

Workflows übernehmen koordinative und kommunikative Aufgaben und entlasten demnach Sie und Ihre Mitarbeiter. Außerdem können Sie mit gut umgesetzten Workflows schnell auf Veränderungen reagieren.

Afterbuy setzt nun für Sie die Automatisierung von Workflows um und bietet dazu im ersten Schritt diese Funktion für die Rechnungserzeugung und -übermittlung an Amazon an. Denn ab dem 5. April 2021 gilt die neue „Rate an Rechnungsmängeln“ – die Invoice Defect Rate. Dies bedeutet für Onlinehändler, dass sie Amazon Business-Kunden innerhalb eines Werktages nach Bestätigung des Auftragsversands eine gültige Rechnung für jede Best­ell­ung zugänglich machen müssen. Wird dies nicht eingehalten, erfolgt eine Bewertung der IDR, die bei über 5% zu einer Deaktivierung des Amazon-Kontos führen kann.

Und dies ist mehr als „nur“ eine Zahl: Die Rate an Rechnungsmängeln ist der Spiegel der Kunden­zufriedenheit Ihrer Amazon Business-Kunden. Für Sie als Onlinehändler ist es also eine Notwen­digkeit, die Regeln zur Invoice Defect Rate entsprechend umzusetzen – auch, um einer Konto­sperrung vorzubeugen. Damit Sie den Kunden zuverlässig und binnen 24 Stunden die Rechnungen zur Verfügung stellen können, können Sie diese mit Afterbuy automatisch hochladen.

Manuelle Ausführung des Workflows beim Rechnungsdruck

Bisher unterstützt Afterbuy Sie bereits mit unterschiedlichen Filtern & Steps dabei, die Workflows zum Amazon Rechnungsupload & Rechnungsmail-Versand einzustellen. Über den Workflow-Manager stehen Ihnen dafür spezielle Vorlagen zur Verfügung.

Automatische Workflows sind dabei nur bei bestimmten Prozessen möglich wie dem Versand von Zahlungserinnerungen, Mahnungs-E-Mails, dem Setzen von Markierungen und vielem mehr. Diese einzelnen Steps können Sie einfach und zeitsparend mit dem Workflow-Manager automatisieren. Bisher war es dabei nicht möglich Aktionen zu automatisieren, die eine Bildschirmausgabe benötigen, wie es beispielsweise bei der Rechnungs-Erstellung erforderlich ist.

Afterbuy Workflows für Amazon Rechnungs-Prozesse

Mithilfe des Workflow-Managers können Sie auch nach „Noch nicht hochgeladene Amazon IDU Rechnungen“ und „Ausstehende Amazon VCS-Lite Rechnungen“ filtern und anschließend die Aktion „Rechnung drucken“ anstoßen. Wenn zusätzlich der Haken bei „Kein Amazon Rechnungs-Upload“ nicht -> unterstrichen gesetzt ist, werden die Rechnung dabei auch direkt zu Amazon übertragen und hochgeladen. 

Da die Funktion aber eine Bildschirmausgabe der Rechnung erfordert, war die Einstellung eines automatischen Workflows nicht möglich und der Workflow musste bisher manuell ausgeführt werden.

Automatische Rechnungserzeugung & -übermittlung eröffnet neue Freiheitsgrade

Damit Sie für die neuen Amazon-Anforderungen bestens gerüstet sind, hat Afterbuy jüngst die automatische Rechnungserzeugung & -übermittlung an Amazon in der Funktion „WorkflowCreateAndTransferInvoice“ über den Workflow-Manager umgesetzt. Die Aktion erscheint automatisch im Workflow-Manager.

Mit der neuen Aktion „Rechnung generieren und übermitteln“ können Sie jetzt einen automatischen Workflow für Amazon-Vorgänge einstellen.

Wie funktioniert die Rechnungsautomatisierung in Afterbuy?

In der Praxis gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Rufen Sie über Tools den Workflow Manager auf
2. Legen Sie über Neuen Datensatz anlegen (F8) einen neuen Workflow an. Pflichtangaben sind hierbei ein Name und eine Beschreibung.
3. Stellen Sie bei den Workflow Filter Steps beim Standardfilter* Ausstehende Amazon VCS-Lite Rechnungen bzw. Noch nicht hochgeladene Amazon IDU Rechnungen und über einen zusätzlichen Filter (rechts: + Filter) einen weiteren Filter für Amazon B2B Bestellungen ein.
4. Stellen Sie über den Filter* die gewünschte Filterung mit dem entsprechenden Operator und Wert ein.
5. Wählen Sie als Aktion* Rechnung generieren und übermitteln aus. Wählen Sie diese Aktion aus, um die Rechnungs-Generierung und Übermittlung zu Amazon zu aktivieren. Falls Sie auch einen Rechnungs-Versand per E-Mail wünschen, können Sie dies ebenfalls einstellen.
6. Die Anzeige Automatische Ausführung erscheint, bei der Sie den Haken für Automatisch ausführen setzen und das von Ihnen gewünschte Startdatum und Intervall einstellen können. Sollte diese Anzeige nicht direkt erscheinen, speichern Sie den Datensatz bitte ab und öffnen Sie diesen erneut.

Bitte beachten Sie dabei: Die Rechnungen werden ausschließlich generiert und übermittelt.
Wenn Sie diese ausdrucken möchten, müssen Sie dies bitte in einem separaten Prozess tun.
Zurzeit wird nur die Übermittlung von Rechnungen für Amazon unterstützt.

Beispiel:

Kurzum: Über den Afterbuy-Workflow-Manager können Sie die Amazon-Anforderungen mit sehr geringem Aufwand realisieren. Weitere automatisierte Workflows befinden sich bereits in der Entwicklung. Dadurch profitieren Sie von enormen Einsparpotenzialen und können sich gezielt Ihrem eigentlichen Kerngeschäft widmen.