Der Marktplatzriese Amazon hat kürzlich die neue „Rate an Rechnungsmängeln“ – die Invoice Defect Rate – eingeführt. Bisher ist die Umsetzung noch nicht verpflichtend, doch dies wird in den nächsten Wochen erwartet. Wir empfehlen, sich bereits jetzt auf die neuen Regelungen vorzubereiten, damit reibungslose Abläufe gewährleistet bleiben. Wir zeigen Ihnen, was die Amazon Invoice Defect Rate genau ist und unterstützen Sie im Umstellungs- und Durchführungsprozess.

Invoice Defect Rate – darum ist sie so wichtig

Die neue Bestimmung besagt: Alle Händler müssen Amazon Business-Kunden innerhalb eines Werktages nach Bestätigung des Auftragsversands eine gültige Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer für jede Best­ell­ung zugänglich machen. Verkäufer, die keine Mehrwertsteuer auf ihre Verkäufe erheben müssen, müssen Quittungen zur Verfügung stellen.

Händler, die nach einer Bestellung innerhalb von 24 Stunden keine Rechnung (oder Quittung) für einen Kunden bereitstellen, erhalten automatisch eine Bewertung der Rate an Rechnungs­mängeln. Dies gilt auch für Gutschriften. Gutschriften zu Rücksendungen von Amazon Business-Kunden müssen innerhalb eines Werktages nach Bestätigung der Rücksendung bereitgestellt werden.

Was ist die Invoice Defect Rate

Die Rate an Rechnungsmängeln stellt den Prozentsatz der Bestellungen dar, für die Sie binnen 24 Stunden, nachdem Sie den Versand bestätigt haben, keine Rechnung hochgeladen haben. Bei der Berechnung der Rate an Rechnungsmängeln wird von Montag bis Freitag als Werktage ausgegangen. Wenn Sie beispielsweise am Montag zwischen 00:01 und 23:59 Uhr den Versand einer Bestellung bestätigen, müssen Sie am Dienstag bis 23:59 Uhr eine Rechnung für diese Bestellung hochladen. Wenn Sie den Versand einer Bestellung zwischen 00:01 und 23:59 Uhr an einem Freitag bestätigen, müssen Sie am Montag bis 23:59 Uhr eine Rechnung für diese Bestellung hochladen.

Der von Amazon empfohlene Schwellenwert liegt bei unter 5%. Sie sollten versuchen diesen Wert nicht zu überschreiten, um Ihr Amazon Händlerkonto möglichst optimiert zu halten.

Ergo: Die Rate an Rechnungsmängeln repräsentiert die Zufriedenheit des Amazon Business-Kunden, der Rechnungen oder Belege für steuerrechtliche oder buchhalterische Zwecke benötigt, mit der Rechnungsstellungspraxis.

Wie können Händler ihre Invoice Defect Rate einsehen?

Nachvollziehen können Sie die Rate an Rechnungsmängeln auf der Amazon-Seite Kundenservice-Performance. Hier lässt sich auch ein Bericht herunterladen, auf dem Sie genau sehen, welche Bestellung Auswirkungen auf die Rate hat.

So lassen sich Rechnungen zuverlässig verwalten

Um den Kunden zuverlässig und binnen 24 Stunden die Rechnungen zur Verfügung zu stellen, können Sie über den Amazon Umsatzsteuerberechnungsservice automatisch Rechnungen erstellen lassen. Alternativ können Rechnungen automatisch über einen Drittanbieter wie Afterbuy oder manuell über die Seite „Bestellungen verwalten“ hochgeladen werden. 

Features in Afterbuy für eine schnelle IDR

Für einen zügigen und unkomplizierten Rechnungsupload sowie den Überblick über alle hochgeladenen Rechnungen bietet Afterbuy unterschiedliche Features, die speziell für die zuverlässige Einhaltung der Invoice Defect Rate geeignet sind. So können Sie Ihre Rechnungen sicher und schnell verwalten.

Mithilfe des Widget: „AMAZON – RECHNUNGSUPLOAD können Sie sich mit wenigen Klicks über den aktuellen Rechnungsstand informieren und noch hochzuladende Rechnungen eruieren. Das Widget mit der Übersicht finden Sie direkt im Management Center in Afterbuy. Dort sehen Sie auf einen Blick Ihre ausstehenden Rechnungen. Mit einem Klick auf die Anzahl der ausstehenden Rechnungen werden Sie in die Verkaufsübersicht weitergeleitet, wo Sie Ihre gefilterten Rechnungen auswählen und über die Aktion „Rechnung drucken“ direkt auf Amazon hochladen können.

Um Rechnung zu erstellen und diese bei Amazon hochzuladen bietet Afterbuy Ihnen verschiedene Möglichkeiten: Den Amazon Vat Calculation Service (VCS und VCS Lite) und den Invoice Document Uploader (IDU). Damit können Händler Verkäufe organisieren und Rechnungen an den Kunden übermitteln. So verwalten Sie ganz einfach die Unterlagen für Ihre Buchhaltung.

In der Afterbuy Verkaufsübersicht finden Sie detaillierte Filtern der Kategorie „Amazon Rechnungsfilter“, um Ihre Amazon-Verkäufe und –Rechnungen herauszufiltern und zu verwalten. So können Sie Ihre Amazon Invoice Defect Rate mit den folgenden Filtern einfach optimieren und klein halten:

• Ausstehende Amazon VCS-Lite-Rechnungen
• Fehlerhaft hochgeladene Amazon VCS-Lite-Rechnungen
• Noch nicht hochgeladene Amazon-IDU-Rechnungen
• Fehlerhaft hochgeladene Amazon-IDU-Rechnungen

Amazon IDU

Der Amazon IDU (Invoice Document Uploader) via Afterbuy bietet dabei die „unabhängigste“ Alternative für den Rechnungsupload bei Amazon, denn im Gegensatz zum VCS und dem VCS Lite ermöglicht der IDU den Upload der eigenen Rechnung, ohne den Umsatzsteuerbe­rechnungs­service von Amazon (Vat Calculation Service) nutzen zu müssen. Sie erstellen Ihre Rechnung unabhängig von Amazon selbst oder mit Unterstützung der Afterbuy-Schnittstelle.

Und so können Unternehmen den IDU in Afterbuy nutzen: Einfach den Amazon Invoice Document Uploader aktivieren und die Rechnungen via IDU bei Amazon hochladen. Dazu unter Konfiguration > Einstellungen > Amazon Datenzugriff > Rechnungserstellung IDU als Art der Rechnungserstellung auswählen und speichern.

Nach dem Upload der Rechnung steht diese dann für den Kunden im Account zur Verfügung. Zudem kann das Dokument flexibel gestaltet werden, beispielsweise durch unterschiedliche Vorlagen.

Amazon VCS und VCS Lite

Im Gegensatz zu IDU gibt es bei VCS keine Option, die Rechnung zu personalisieren und kreativ zu gestalten. Mit dem Nachfolger VCS Lite ist Nutzern dies jedoch auch möglich. So kann zum Beispiel das eigene Logo für die Rechnungen eingebunden werden. Dies steigert die Aufmerk­samkeit und das Markenbewusstsein beim Kunden.

VCS und VCS Lite können Sie ebenso einfach mit Afterbuy nutzen wie IDU und so auch Ihre Rechnungen verwalten und ausdrucken. Sie werden zudem automatisch auf Amazon hochgeladen. Beide Services können Sie unter Konfiguration > Einstellungen > Amazon Datenzugriff > Rechnungserstellung auswählen und speichern.

Fazit: Einhaltung der Invoice Defect Rate für Händler ein Muss

Bei Amazon zu verkaufen bedeutet, sich an die Regeln zu halten. Eine davon ist die Aufrechter­haltung von Metriken auf bestimmten Ebenen. So gilt es, verschiedene Schwellenwerte einzuhalten. Ein ständiges Unterschreiten kann zu einer Warnung, einer Kontosperrung oder, falls dies nicht korrigiert wird, zu einer Kontoentfernung führen.

Daher ist es für Händler eine Notwendigkeit, sich mit der Invoice Defect Rate zu befassen und diese Regeln entsprechend umzusetzen. Über die Afterbuy-Features können die Amazon-Anforderungen mit sehr geringem Aufwand erfüllt werden. Es ergeben sich enorme Einsparpotenziale, wie die Reduzierung des Aufwands für die Rechnungsverwaltung auf ein Minimum.

Amazon will seine Käufer 90 Tage vor Inkrafttreten der Rate informieren und auch wir werden Sie natürlich hier im Blog weiter über Neuerungen auf dem Laufenden halten.

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