Was ist ein Warenwirtschaftssystem? Definition, Bestandteile, Aufgaben und Vorteile eines WaWi

Warenwirtschaftsystem – Definition

Ein Warenwirtschaftssystem, auch als WWS oder WaWi bezeichnet, beschreibt eine datenbankgestütze Software zur zielorientierten Verarbeitung von Warenbeständen und Bewegungsdaten, sowie zur Abbildung aller Warenströme eines Unternehmens. Dazu zählen z.B. die Bereiche Einkauf, Wareneingang, und Lager. Hier werden sämtliche Daten über die Produkte und Rohstoffe im computergestützten System integriert und verwaltet.

Die Datenbank eines WaWis besteht aus Stamm- und Bewegungsdaten. Die Stammdaten werden in der Regel einmal in das System eingepflegt und sind gleichbleibend. Beispiele dafür sind etwa Namen, Adressen und Artikelbezeichnungen. Die Bewegungsdaten ändern sich im zeitlichen Verlauf, sie sind volatil. Zu Ihnen zählen Daten über Aufträge, Bestellungen, Mahnungen und Zahlungen.

Für ambitionierte Onlinehändler, die ganzheitlich am Markt erfolgreich sein wollen, ist ein effizientes Warenwirtschaftssystem aus Aufwands- und Kostengründen unumgänglich.

Ein WWS kann geschlossen, offen oder integriert sein. Ein geschlossenes System umfasst alle zentralen Module:

• Bestellschreibung & Überwachung
• Disposition & Bestellwesen
• Wareneingang
• Ausgabe von Dispositionshilfen & Bestellvorschlägen
• Management- & Marketinginformationen
• Warenausgang

Bei einem offenen System fehlt mindestens ein zentrales Modul. Verbindungen nach außen gibt es hier, wie beim geschlossenen System nicht. Ein integriertes Warenwirtschaftssystem ist die kompletteste Lösung. Bei diesem System sind alle zentralen Module des geschlossenen Systems integriert und es bestehen ergänzende Schnittstellen zu unternehmensexternen Quellen, wie Lieferanten oder Banken.

Abgrenzung von WaWi zu ERP-System

Neben Warenwirtschaftssystem wird häufig der Begriff ERP-System verwendet. ERP steht für Enterprise Resource-Planning und bezeichnet Planung und Steuerung von unternehmerischen Ressourcen aller Art, wie Personal, Kapital, Betriebsmittel usw. mit Fokus auf dem Unternehmenszweck. Eine klare Abgrenzung der beiden Systeme voneinander gibt es nicht, jedoch ist eine synonyme Verwendung falsch. Üblich ist eine Abgrenzung auf Basis des Funktionsumfanges. Mit einem ERP-System werden Module aus dem Controlling und der Materialwirtschaft eher verbunden als mit einem WaWi. Generell fokussiert das ERP-System eine Verbesserung der Geschäftsprozesse, während das WaWi primär auf den Materialfluss abzielt.

Welche Bestandteile hat ein WaWi?

Charakteristische Bestandteile eines WaWi sind die Unternehmensbereiche Einkauf, Wareneingang, Lager, Verkauf und Warenausgang. Folgende abteilungseigene Bereiche implizieren Warenwirtschaftssysteme:

1.) Einkauf

Das Warenwirtschaftssystem kann automatisch Bestellungen auslösen, wenn Mindestbestandmengen erreicht sind. Gleichzeitig kann es auch lediglich die Bestellvorschläge ohne direkte Order ermitteln. Voraussetzung sind Funktionen zur Bedarfsermittlung.

2.) Wareneingang

Bei Anlieferung und Einbuchung neuer Ware werden die Daten darüber ins WaWi eingebucht. Die Eingabe dient als Ausgangspunkt für die anschließende Lagerverwaltung. Daher ist eine korrekte Einbuchung unerlässlich.

3.) Lager

Die Lagerverwaltung stellt eine essenziell wichtige Rolle des WaWis dar. Zahlreiche Bewegungsdaten müssen auf dem aktuellsten Stand gehalten werden. Einflüsse auf diese Daten werden beispielsweise durch Wareneingang, Lagerentnahme und interne Reservierung genommen. Wichtige Lagerkennzahlen, die das System bereitstellen können sollte, sind Mindestbestand, Meldebestand und Höchstbestand. Um im Lager den Überblick über alle Waren zu behalten, unterstützen WaWis durch verschiedene Lagerhaltungen, wie First In – First Out, First Expired – First Out oder die chaotische Lagerhaltung.

4.) Verkauf

Hier werden über das WaWi vor allem Angebot, Auftrag, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung erstellt, um den Kaufvertrag abzuschließen. Der Prozess endet in der Regel mit der Fakturierung. Weiterhin können z. B. Belege über eine Lagerentnahme, Infos um CRM und Daten für den Außendienst bereitgestellt werden.

5.) Warenausgang

Ähnlich dem Wareneingang werden Waren, die das Lager verlassen ausgebucht und somit aus dem WaWi entfernt.

Anforderungen und Aufgaben

Die Anforderungen und Aufgaben eines Warenwirtschaftssystems sind vielfältig und zahlreich. Abhängig von den Unternehmenszielen, wie Gewinnmaximierung, werden die Anforderungen abgeleitet. Grundsätzlich sollte ein WaWi neben einfacher und intuitiver Bedienbarkeit folgenden Anforderungen gerecht werden:

• ständige Aktualität zur Reaktion auf kurzfristige Ereignisse
• Allzeit-Verfügbarkeit der Daten
• genaue Informationen zur Ableitung und Auswertung von Erfolg und Misserfolg
• Möglichkeit zur Datenverdichtung und -aufbereitung

Welche Vorteile hat ein WaWi?

Das Warenwirtschaftssystem dient primär als Schaltzentrale des Warenflusses und als Ausgangspunkt zur Feststellung von Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens. Ferner bietet ein solches System viele weitere Vorteile:

• Einfache Dateneingabe und -pflege in einem System
• Vermeidung von zeitaufwendiger Dateneingabe, z. B. bei Angebots- und Rechnungserstellung
• Automatisierte Workflows statt manueller Eingabe
• Bereitstellung von Echtzeitdaten zur Entscheidungsfindung
• Sortimentsoptimierung durch aktuelle Statistiken
• Datenverarbeitung von angeschlossenen Quellen, wie Kassensystem und Onlineshop
• Übersichtliche Lagerverwaltung mehrerer Läger

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