Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine digital erstellte und übermittelte Rechnung, die in einem strukturierten, maschinenlesbaren Rechnungsformat vorliegt, wie beispielsweise XML. Das Format unterscheidet sich von einer einfachen PDF-Datei, da die Struktur des Formats die automatische Verarbeitung und das Empfangen durch Buchhaltungs- und ERP-Systeme ermöglicht, ohne manuelle Eingriffe zu erfordern. Im Gegensatz zu Papierrechnungen wird eine E-Rechnung typischerweise über sichere elektronische Kanäle übermittelt und ermöglicht eine deutlich schnellere, effizientere Rechnungsbearbeitung und die Erfüllung der Rechnungspflicht.

Wer ist zur Ausstellung von E-Rechnungen verpflichtet?
Seit November 2020 sind Unternehmen, die Geschäftsbeziehungen zu öffentlichen Auftraggebern pflegen, durch das Wachstumschancengesetz in Deutschland verpflichtet, E-Rechnungen auszustellen (B2G – Business-to-Government). Die Verpflichtung gilt für Rechnungen an Behörden und öffentliche Institutionen auf Bundes- und Länderebene. Kleinere Unternehmen und Privatkunden (B2C) sind von der Rechnungspflicht von E-Rechnungen derzeit noch ausgenommen, jedoch steigt die Akzeptanz der E-Rechnung und der digitalen Rechnungsstellung auch in diesen Bereichen. Daher müssen Rechnungsaussteller, die mit öffentlichen Auftraggebern arbeiten, die neuen Anforderungen berücksichtigen.

Welche gesetzlichen Anforderungen gelten für die E-Rechnung in Deutschland (z.B. Format, Archivierung)?
Die gesetzlichen Anforderungen in Deutschland verlangen, dass E-Rechnungen bestimmten Formaten wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Diese Rechnungsformate sind standardisiert und gewährleisten die maschinelle Lesbarkeit und Verarbeitung der Rechnungen. Außerdem unterliegen E-Rechnungen der Archivierungspflicht, was bedeutet, dass sie revisionssicher für mindestens 10 Jahre digital aufbewahrt werden müssen. Weitere Anforderungen betreffen die Authentizität und Integrität der Rechnung sowie die Unveränderbarkeit während des gesamten Aufbewahrungszeitraums.

Welche Vorteile bringt die E-Rechnung für Unternehmen?
E-Rechnungen bieten zahlreiche Vorteile für Unternehmen, wie:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse sparen Zeit bei der Rechnungsbearbeitung und -archivierung.
• Kostenreduktion: Verzicht auf Papier, Porto und manuelle Eingabe reduziert administrative Kosten bei der Rechnungsstellung.
• Fehlerreduktion: Automatische Verarbeitung reduziert menschliche Fehler bei der Eingabe der Rechnungsdaten.
• Schnellere Zahlungen: Dank schnellerer Zustellung und Verarbeitung kann sich der Zahlungseingang beschleunigen.
• Umweltfreundlich: Weniger Papierverbrauch und Versandwege tragen zur Nachhaltigkeit bei.

Welche Software oder Systeme unterstützen die Umsetzung der E-Rechnung?
Zur Umsetzung der E-Rechnung gibt es eine Vielzahl an Softwarelösungen, die Unternehmen unterstützen. Diese umfassen unter anderem:

• ERP-Systeme wie SAP, Oracle oder Microsoft Dynamics
• Buchhaltungssoftware wie Lexware, DATEV und sevDesk
• Spezielle E-Rechnungslösungen wie XRechnung-Plattformen oder ZUGFeRD-kompatible Tools

Diese Systeme ermöglichen die Erstellung, den Versand sowie die revisionssichere Archivierung von E-Rechnungen. Einige Anbieter bieten cloudbasierte Lösungen an, die sich problemlos in bestehende IT-Infrastrukturen integrieren lassen.

Wie erfolgt der Umstieg von Papierrechnungen auf E-Rechnungen?
Der Umstieg auf E-Rechnungen sollte strukturiert erfolgen:

• Analyse der aktuellen Rechnungsprozesse und Auswahl einer passenden E-Rechnungssoftware für die digitale Rechnungsstellung.
• Anpassung der IT-Infrastruktur für die automatische Verarbeitung und Archivierung von E-Rechnungen.
• Schulung der Mitarbeiter in der Handhabung der neuen Systeme.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern über die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung.
• Einhaltung gesetzlicher Anforderungen wie Format und Archivierung. Der Übergang von Papierrechnungen auf E-Rechnungen kann dabei schrittweise erfolgen, um operative Störungen zu vermeiden.

Welche Risiken oder Herausforderungen bestehen bei der Einführung von E-Rechnungen?
Zu den größten Herausforderungen beim Umstieg auf E-Rechnungen gehören:

• Hohe Anfangsinvestitionen: Die Einführung geeigneter Software und Anpassung bestehender Systeme erfordert Investitionen.
• Technisches Know-how: Es bedarf technischer Kenntnisse, um die Systeme korrekt einzurichten und gesetzliche Anforderungen zu erfüllen.
• Rechtliche Vorgaben: Die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen zur Archivierung und Formatierung erfordert sorgfältige Planung.
• Anpassung von Geschäftsprozessen: Unternehmen müssen möglicherweise bestehende Prozesse grundlegend ändern, was eine Übergangsphase erfordert.

Welche Unternehmen sind betroffen?
Aktuell sind Unternehmen, die mit öffentlichen Auftraggebern zusammenarbeiten, zur Umstellung auf die E-Rechnung verpflichtet (B2G-Bereich). Dies betrifft sowohl große Konzerne als auch kleine und mittlere Unternehmen, die Dienstleistungen oder Produkte an Behörden liefern. Im B2B- und B2C-Bereich ist die E-Rechnung zwar noch nicht verpflichtend, gewinnt jedoch zunehmend an Bedeutung, insbesondere bei international agierenden Unternehmen und deren Rechnungsempfängern.

Wie kann man sich darauf vorbereiten?
Unternehmen sollten frühzeitig damit beginnen, sich auf die Umstellung vorzubereiten. Dazu gehört:

• Bestandsaufnahme der aktuellen Rechnungsprozesse: Ermittlung der benötigten Anpassungen.
• Auswahl geeigneter Softwarelösungen: Systeme, die den gesetzlichen Anforderungen der Rechnungspflicht entsprechen und sich in die bestehenden Prozesse integrieren lassen.
• Mitarbeiterschulung: Sicherstellen, dass alle relevanten Mitarbeiter mit den neuen Prozessen und Systemen vertraut sind.
• Einrichtung eines Pilotprojekts: Testen der E-Rechnung im kleinen Maßstab, um potenzielle Probleme zu identifizieren und zu beheben.
• Kommunikation mit Geschäftspartnern, um eine reibungslose Integration sicherzustellen.

Die Vorbereitung auf die Einführung der E-Rechnung erfordert sowohl technologische als auch organisatorische Anpassungen, doch mit einer klaren Strategie können Unternehmen die Umstellung erfolgreich und effizient umsetzen.