Gastbeitrag: Falsche Buchhaltung kann existenzbedrohend sein
Stefan Kaumeier, Geschäftsführer dekodi – Deutscher Konverterdienst GmbH, informiert in diesem Gastbeitrag über Handlungsempfehlungen für Onlinehändler zur korrekten Ermittlung der Umsatzsteuer, hervorgerufen durch die Internationalisierung im E-Commerce.
In den letzten Jahren hat sich der Onlinehandel immer mehr internationalisiert. So beteiligen sich auch viele Unternehmen am Amazon PAN-EU-Programm. Dadurch wird die korrekte Ermittlung und Entrichtung der Umsatzsteuer deutlich komplexer und aufwändiger.
Hinzu kommt, dass vielen Onlinehändlern bzw. deren Steuerberatungskanzleien die Risiken einer falschen Steuerdeklaration insbesondere im Ausland nicht in allen Konsequenzen bewusst sind. Die größten EU-Länder überwachen mittlerweile deutsche Onlinehändler verstärkt und prüfen, ob diese evtl. die Lieferschwelle in das jeweilige Land überschritten haben und dementsprechend auch die Umsatzsteuer korrekt abführen. Verstöße sind nicht nur teuer, sondern können für den Onlinehändler schnell existenzbedrohend werden. Je nach EU-Land sind Strafen bis zu 40% der geschuldeten Umsatzsteuer an der Tagesordnung.
Um derlei Widrigkeiten im Vorfeld zu vermeiden, sollte jeder Onlinehändler folgende Handlungsempfehlungen berücksichtigen:
- Erstellen Sie eine ausführliche GoBD-Verfahrensdokumentation
GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) regeln den Umgang mit steuerlichen Daten aus Vorsystemen und gelten für alle buchhaltungspflichtigen Unternehmen in Deutschland. Die Dokumentation muss sämtliche Vorsysteme (Afterbuy, Datenkonverter) umfassen einschließlich der jeweiligen Benutzerdokumentation.
- Richten Sie mit Ihrer Steuerberatungskanzlei ein internes Kontrollsystem (IKS) ein
Wichtig hierbei ist vor allem die Festlegung von Verprobungsmechanismen und die korrekte Abstimmung der steuerlich relevanten Werte zwischen Finanzbuchhaltung und Afterbuy. Bsp.: Die Umsätze in der Finanzbuchhaltung müssen für den jeweiligen Monat mit den Umsätzen in Afterbuy auf den Cent genau übereinstimmen. Mit dem IKS weisen Sie gegenüber den Aufsichtsbehörden nach, dass alle Daten aus dem ECommerce-System vollständig und richtig erfasst und die Umsatzsteuer entsprechend entrichtet wurde.
- Kein Verkauf im EU-Ausland ohne Registrierung
Viele EU-Staaten kennen keine Umsatzsteuervoranmeldung, geschweige denn eine Dauerfristverlängerung. Überschreiten Sie in einem solchen EU-Land die Lieferschwelle und sind dort mit Ihrem Unternehmen nicht registriert, können Sie auch keine Umsatzsteuer deklarieren. Das heißt, dass Sie die fällige Umsatzsteuer nicht fristgerecht entrichten können und damit entsprechende Strafzahlungen fällig sind. Überwachen Sie deshalb regelmäßig die Ausschöpfung der Lieferschwelle und bereiten Sie sich rechtzeitig auf deren Überschreiten vor. Sollten Sie zum Zeitpunkt der Überschreitung der Lieferschwelle im jeweiligen EU-Land noch nicht registriert sein, sollte kurz vor Überschreiten der Lieferschwelle der Verkauf in diesem EU-Land eingestellt werden. Besprechen Sie das Szenario Lieferschwellenüberschreitung, Registrierung und Umsatzsteuerdeklaration im Ausland unbedingt mit einem kompetenten Steuerberater/in.
In enger Abstimmung mit Ihrer Steuerberatungskanzlei berät Sie dekodi gerne bei der Umsetzung entsprechender Finanzbuchhaltungs- und Kontrollsysteme. Mit unserer Softwarelösung Nexus unterstützen wir Sie gerne bei der Umsetzung einer GoBD-konformen Buchhaltung und der Einrichtung eines IKS. Bitte beachten Sie, dass dekodi ausdrücklich keinerlei Tätigkeiten durchführt, die dem Steuerberater vorbehalten sind.
Tel.Nr. 0911 / 310 429 – 10